Geldig identiteitsbewijs of paspoort bij indiensttreding

Als juridisch werkgever is Paycompany BV op grond van de Wet op de Loonheffing (belasting die de werkgever alvast aan de belastingdienst betaalt) gerechtigd en zelfs verplicht om de identiteit van de medewerker vast te stellen.

Dit is mogelijk aan de hand van twee soorten documenten:

  • een nationaal paspoort of identiteitskaart;
  • een vreemdelingendocument.

Een rijbewijs is expliciet niet geschikt, omdat hier geen nationaliteit of verblijfsstatus op vermeld staat. Deze gegevens zijn voor ons als werkgever van groot belang. Want op grond hiervan kunnen wij beoordelen of de medewerker mag werken of dat een werkvergunning noodzakelijk is.

Paycompany dient voor het begin van het dienstverband het originele identiteitsbewijs of paspoort te controleren. Ook dienen wij een kopie hiervan te bewaren in onze administratie. Wij moeten een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn.

Voor ons als werkgever bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:

  • Verificatieplicht
    Wij moeten het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.
     
  • Bewaarplicht
    Wij moeten een kopie bewaren van het identiteitsbewijs van alle werknemers die wij in dienst nemen.
     
  • Zorgplicht
    Dit betekent dat wij werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen.